akta

Zmiany w przechowywaniu akt – tylko 10 lat !

Po wielu latach oczekiwania, doczekaliśmy się zgody na skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacja. Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357). Mają one ułatwić płatnikom przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców oraz obniżyć koszty związane z ich przechowywaniem.

Od tego dnia dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze płatnik będzie przechowywał (w dowolnej formie) przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. należy przechowywać przez okres 50 lat. Z tym, że dla pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. płatnik będzie mógł skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko jeśli spełni dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy, tj. przekaże do ZUS:

  • oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), w którym zobowiąże się, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999–31.12.2018 (oświadczenie to płatnik może złożyć w wybranym przez siebie terminie) oraz
  • raport informacyjny (ZUS RIA),

który zastąpi obowiązek wystawiania przez płatnika w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń.

W związku ze zmianami wprowadzonymi ustawą o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją konieczne będzie dostosowanie programów kadrowo-płacowych.

Redakcja Gazety Podatkowej

Posted in Aktualności, Porady and tagged , , , , , , , , , , , , .