Aktualności

Zbliża się lato, czas upałów. Pracodawca ma obowiązek zapewnić napoje pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28 st. C.

Zbliża się okres letni, a więc czas upałów. Bardzo wielu pracowników skarży się na wysokie temperatury, które panują w ich pomieszczeniach pracy. Pracownicy występują do swoich pracodawców z prośbą o zapewnienie im odpowiednich napojów w czasie upałów. W praktyce pracodawcy często im odmawiają. Należy jednak pamiętać, że działanie to nie zawsze jest zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Napoje profilaktyczne

Już sam Kodeks pracy zobowiązuje w art. 232 pracodawcę do zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnych posiłków i napojów, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Szczegóły w tym zakresie określone zostały w rozporządzeniu Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279).

Zgodnie z rozporządzeniem do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie napojów, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków pracy. Przyjmuje się, że z uciążliwością mamy do czynienia, gdy intensywność któregokolwiek z czynników charakteryzujących pracę przekracza średni zakres.

W szczególności napoje należą się pracownikom zatrudnionym:

• w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25^o C,

• w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,

• przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10^o C lub powyżej 25^o C,

• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,

• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28^o C.

Przepisy nie mówią nic, jaki rodzaj napojów ma zapewnić pracodawca. Jednak w przypadku pracowników zatrudnionych w warunkach mikroklimatu gorącego charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25^o C napoje powinny być wzbogacone w sole mineralne i witaminy. W pozostałych przypadkach mogą być to napoje gorące (kawa, herbata), gdy pracownicy pracują w mikroklimacie zimnym, lub napoje orzeźwiające (woda mineralna, soki) w przypadku wysiłku fizycznego czy wysokiej temperatury w pomieszczeniach pracy.

Napoje powinny być wydawane pracownikom zawsze, gdy w środowisku pracy panują warunki uzasadniające ich otrzymanie.

Jeżeli pracodawca decyduje się na zapewnienie napojów, to powinny być one dostępne przez całą zmianę roboczą. I to w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników. Należy pamiętać, że uprawnionym do otrzymywania napoi pracownikom nie przysługuje żaden ekwiwalent.

W wielu zakładach pracy pracodawcy zdecydowali się na zamontowanie urządzeń klimatyzujących. To powoduje, że w pomieszczeniach pracy temperatura rzadko kiedy przekracza 28 C, a to oznacza zwolnienie się z obowiązku dostarczania pracownikom napojów.

Woda i pomieszczenia higienicznosanitarne

Bardzo ważnym obowiązkiem pracodawcy jest również zapewnienie wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych oprócz wody, innych napojów (napoje profilaktyczne). Miejsca czerpania wody zdatnej do picia powinny znajdować się nie dalej niż 75 m od stanowisk pracy. Zbiorniki, przewody i miejsca czerpania wody powinny być zabezpieczone przed zanieczyszczeniem lub zakażeniem. Czerpanie wody ze zbiorników powinno odbywać się wyłącznie z zaworów czerpalnych (kranów).

Miejsca czerpania wody nienadającej się do picia powinny być oznakowane zgodnie z Polską Normą. Pracodawca ma więc obowiązek zawsze dostarczyć pracownikom wodę zdatną do picia oraz udostępnić pracownikowi odpowiednie miejsce, w którym pracownik może przygotować sobie np. herbatę (jadalnie).

Inne obowiązki związane z upałami

Niewielu pracodawców pamięta również, że jeżeli zatrudniają pracowników przy pracach wykonywanych w pomieszczeniach, w których temperatura spowodowana procesami technologicznymi jest stale wyższa niż 30°C, to mają obowiązek zapewnić pracownikom klimatyzowane pomieszczenie do wypoczynku, wyposażone w stoły oraz krzesła z oparciem spełniające wymagania ergonomii. Liczba miejsc siedzących powinna być nie mniejsza niż jedno miejsce na 5 pracowników korzystających z pomieszczenia, zatrudnionych na najliczniejszej zmianie. Odległość od najdalszego stanowiska pracy do pomieszczenia klimatyzowanego nie powinna przekraczać 75 m. Pracownicy zatrudnieni w powyższych warunkach powinni mieć również stworzoną możliwość umycia się (zwłaszcza latem). W tym celu w pobliżu pomieszczeń pracy należy umieścić natryski ręczne na giętkich przewodach z doprowadzeniem ciepłej wody.

Źródło: Infor.pl

ŻPrzechowywanie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 7 (487) z dnia 1.04.2019

1. Ochrona danych i ich zbiorów w świetle przepisów ustawy o rachunkowości

Stosownie do art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości, rachunkowość jednostki obejmuje m.in. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. W oparciu o art. 10 ust. 1 ww. ustawy, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

Księgi rachunkowe to – stosownie do art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości – zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

dziennik,
księgę główną,
księgi pomocnicze,
zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (por. art. 20 ust. 2ustawy o rachunkowości). Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach (por. art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Zapisy takie mogą także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe (por. stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych – Dz. Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26).

Dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe jednostki zobowiązane są przechowywać w sposób należyty i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Wynika tak z art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na:

stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych,
zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, jeśli jednostka stosuje wyżej wymienione wymagania ochrony danych. Z kolei, gdy stosowany w jednostce system ochrony zbiorów danych rachunkowości utrwalonych na informatycznych nośnikach danych nie spełnia powyższych wymagań, to zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego (por. art. 72 i art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze (por. art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących dla jednostki umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki). Warunkiem jednak stosowania tej metody jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej (por. art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Opisane zasady przechowywania dokumentów odnoszą się również do zbiorów przekazanych do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów (por. art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Przy czym, gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania, a także zobowiązany jest zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru (por. art. 11a ww. ustawy).

W świetle art. 76 ustawy o rachunkowości, zbiory jednostki (tj. politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe), która:

zakończyła swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej – przechowuje jednostka kontynuująca działalność,
została zlikwidowana – przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

2. Okresy przechowywania zbiorów danych rachunkowości wynikające z prawa bilansowego

Okresy przechowywania zbiorów danych rachunkowości zostały wskazane w art. 74 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.

W świetle znowelizowanego art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

Nowe prawo Nowelizacja art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości wprowadziła zmianę polegającą na skróceniu okresu przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych, z przechowywania trwałego na obowiązek przechowywania tych sprawozdań przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Na podstawie przepisów przejściowych już roczne sprawozdania finansowe sporządzone za rok obrotowy rozpoczynający się przed 1 stycznia 2019 r. podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Pozostałe okresy przechowywania przedstawiono w tabeli.

Nazwa zbioru

Okres przechowywania

Księgi rachunkowe

5 lat

Karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki

przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat

Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej

do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną

Dowody księgowe dotyczące:

–	środków trwałych w budowie,
–	pożyczek, kredytów,
–	umów handlowych,
–	roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym

przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione

Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (tj. polityka rachunkowości)

przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności

Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji

1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji

Dokumenty inwentaryzacyjne

5 lat

Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości

5 lat

Okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

3. Okresy przechowywania dokumentów wynikające z przepisów podatkowych i prawa pracy

Przy ustalaniu okresu przechowywania dokumentów należy uwzględniać, poza przepisami ustawy o rachunkowości, również inne przepisy obowiązujące dane kategorie dokumentów podlegających przechowywaniu, w tym m.in. ustawę Ordynacja podatkowa.

Stosownie do art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zgodnie zaś z ogólną zasadą zawartą w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W związku z tym, iż termin płatności podatku dochodowego za dany rok obrotowy przypada w roku następnym, okres przechowywania dokumentacji dla celów podatkowych jest dłuższy od okresu wymaganego przepisami ustawy o rachunkowości.

Zwracamy jednak uwagę, iż termin przedawnienia może zostać zawieszony lub ulec przerwaniu na skutek okoliczności wymienionych w art. 70-71 Ordynacji podatkowej, co będzie miało wpływ na wydłużenie terminu przechowywania dokumentacji podatkowej.

PrzykładRokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy. Księgi rachunkowe za rok obrotowy trwający od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2018 r. jednostka powinna przechowywać według postanowień ustawy o rachunkowości przez 5 lat, licząc od początku 2019 r. (czyli od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi dotyczą). Omawiane księgi rachunkowe muszą być przechowywane do początku 2024 r.

Jednostka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Termin płatności podatku w jednostce upłynął 31 marca 2019 r.

Podstawowy okres przechowywania ksiąg rachunkowych za 2018 r. dla celów podatkowych i bilansowych upłynie zatem 31 grudnia 2024 r.

Uwaga: Jeśli terminy przechowywania dokumentów wynikające z różnych aktów prawnych odbiegają od siebie, to przyjmuje się wynikający z przepisów dłuższy okres przechowywania. Jednostka może także samodzielnie przyjąć dłuższe terminy przechowywania niż wynikające z przepisów, jeśli wypływa to z jej indywidualnych potrzeb.

Należy zauważyć, iż w niektórych przypadkach okres archiwizacji dowodów księgowych może się wydłużyć, co ma miejsce w odniesieniu m.in. do dowodów księgowych, na podstawie których ustalono wartość początkową środków trwałych. W świetle ustawy o rachunkowości 5 letni okres przechowywania dowodów księgowych dotyczących środków trwałych w budowie liczy się od początku roku następującego po roku, w którym zakończono i rozliczono budowę środka trwałego. W odniesieniu natomiast do nabytych środków trwałych, dowody ich zakupu przechowuje się przez 5 lat.

Z kolei dla celów podatkowych wskazane jest uwzględnić czas, w którym te środki trwałe podlegają odpisom amortyzacyjnym, gdyż odpisy amortyzacyjne zaliczane w ciężar kosztów uzyskania przychodów mają wpływ na wysokość podatku dochodowego wyliczoną za dany rok podatkowy. Jeśli więc jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, to termin 5 lat przechowywania dokumentów związanych z jego nabyciem lub wytworzeniem wskazane jest liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za rok, w którym po raz ostatni naliczono odpis amortyzacyjny.

Gdyby przed całkowitym zamortyzowaniem nastąpiło zbycie środka trwałego w wyniku jego sprzedaży, likwidacji lub innych przyczyn, to 5 letni okres przechowywania dokumentów dotyczących nabycia lub wytworzenia środka trwałego wskazane jest liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, przy wyliczeniu którego uwzględniono w kosztach uzyskania przychodów nieumorzoną wartość początkową środka trwałego.

PrzykładW marcu 2019 r. jednostka sprzedała wytworzony we własnym zakresie w 2014 r. środek trwały (kontener), którego wartość początkowa wynosiła: 30.000 zł, a dotychczasowe odpisy amortyzacyjne (amortyzacja bilansowa i podatkowa): 27.000 zł. Niezamortyzowaną wartość początkową środka trwałego w wysokości: 3.000 zł jednostka ujęła w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych w miesiącu jego sprzedaży, tj. w marcu 2019 r.

Ustalenie okresu przechowywania dowodów księgowych składających się na koszt wytworzenia kontenera:

według ustawy o rachunkowości: 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym budowa została zakończona, tj. licząc 5 lat od początku 2015 r., czyli dokumenty muszą być przechowywane do początku 2020 r.,
według przepisów podatkowych: 5 lat, licząc od końca 2020 r., (tj. od końca roku, w którym upłynie termin zapłaty podatku za 2019 r.), czyli dokumenty muszą być przechowywane do końca 2025 r.

Nowe prawo Zwracamy uwagę, iż od 1 stycznia 2019 r. zmieniły się okresy przechowywania dokumentacji płacowej i pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji płacowej pracownika określa art. 125a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.). Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z art. 125a ust. 4, 4a-4b tej ustawy, płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, z zastrzeżeniem, że obowiązek ich przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

ubezpieczony będący pracownikiem lub zleceniobiorcą zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.,
został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.), zwanej dalej ustawą o sus, w przypadku ubezpieczonego, o którym mowa wyżej, zgłoszonego przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 r. na podstawie art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy (K.p.), pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Ponadto art. 94 pkt 9b K.p. przewiduje obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji). Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji stosuje się do pracowników zatrudnionych w dniu 1 stycznia 2019 r. lub po tej dacie. W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., może on być zastosowany, jeżeli pracodawca złoży za takich pracowników raport informacyjny (ZUS RIA) do ZUS (w przeciwnym razie okres przechowywania wynosi 50 lat). W odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej bez żadnych wyjątków.

Natomiast kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Wynika tak z brzmienia art. 47 ust. 3c ustawy o sus obowiązującego od 1 stycznia 2012 r. W odniesieniu do ww. dokumentów przekazanych do ZUS przed 1 stycznia 2012 r. obowiązuje 10-letni okres przechowywania

Żródło: Gofin.pl